MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM ORGANISASI: SEBUAH STRATEGI

Oleh : Ratna Tri Hari Safariningsih*

* mahasiswa program Doktor universitas Negeri Jakarta

Manajemen pengetahuan adalah proses mengidentifikasi, menangkap, mengelola, dan menyebarkan aset intelektual penting yang diperlukan untuk kesuksesan jangka panjang organisasi. Organisasi yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan harus terlebih dahulu menyadari bahwa pengetahuan berada pada orang, bukan sistem, meskipun sistem yang berisi data dan informasi dapat membantu dalam proses pengetahuan. Kedua, penciptaan pengetahuan merupakan proses sosial yang terjadi sebagai hasil interaksi individu sehari-hari. Manajemen pengetahuan terkait erat dengan memori organisasi sebagai tempat penyimpanan data (Saiful, 2010). Faktor keberhasilan pengetahuan memainkan peran penting dalam menyebarkan pengetahuan individu ke seluruh organisasi, sehingga memperkuat budaya pengetahuan organisasi.

Di dalam organisasi, pengetahuan seringkali terkait erat dengan individu. Ini berkembang sesuai dengan proses yang telah ditentukan (spiral pengetahuan Nonaka dan Takeuchi, yang mengaitkan individu dengan organisasi. Untuk mengelola modal pengetahuan perusahaan secara efektif, yang sekarang dipandang sebagai aset strategis, eksekutif harus menetapkan tujuan global berdasarkan tiga poin utama:

1. Kapitalisasi: “mengetahui siapa Anda, dari mana Anda berasal, dan ke mana Anda akan pergi”;
2. Berkolaborasi: “transisi dari kecerdasan individu ke kecerdasan kolektif”;
3. Create: “berinovasi dan berkreasi untuk bertahan hidup.”

Pengetahuan adalah komoditas yang tak ternilai harganya dalam bisnis. Manajemen pengetahuan memungkinkan bisnis untuk berbagi informasi tentang proses bisnis, masalah yang muncul dalam unit kerja individu, dan pengalaman di luar pekerjaan yang berkontribusi pada pengembangan pengetahuan karyawan.

Terkadang, kinerja bisnis menurun sebagai akibat dari ketidakmampuan produknya untuk bersaing dan banyaknya keluhan pelanggan. Berdasarkan analisis, ditentukan bahwa masalah ini disebabkan oleh beberapa karyawan di posisi kritis dalam bisnis inti perusahaan yang mengundurkan diri dan bergabung dengan perusahaan pesaing. Di sisi lain, tim yang ada dinilai kurang mampu dan inovatif dalam menjawab tantangan bisnis yang terus berkembang.

Fenomena di atas sering terjadi pada era “talent war”. Untuk mempersiapkannya, bisnis harus mengembangkan sistem retensi talenta yang terpisah dari manajemen pengetahuan (KM), sehingga mereka tidak bergantung pada sekelompok kecil individu untuk mendorong tumbuh dan berkembangnya suatu inovasi. Manajemen pengetahuan adalah kegiatan organisasi yang memerlukan baik pengelolaan pengetahuan sebagai aset dan distribusi tepat waktu dari pengetahuan yang tepat kepada orang-orang yang tepat, yang memungkinkan anggota organisasi untuk berinteraksi, berbagi pengetahuan, dan menerapkannya dalam pekerjaan sehari-hari mereka untuk meningkatkan kinerja organisasi. Karyawan dan bisnis dapat menggunakan manajemen pengetahuan untuk mengelola dan mengembangkan pengetahuan dan pengalaman kerja mereka menjadi bahan untuk inovasi, meningkatkan keunggulan kompetitif mereka dalam hal input, proses, dan keluaran (produk atau jasa). Manajemen pengetahuan yang efektif dapat memiliki dampak yang signifikan pada kinerja dan pengembangan bisnis. Berikut ini adalah indikator kebutuhan dan metode manajemen pengetahuan:

• KM menjadi diperlukan ketika kinerja bisnis memburuk sebagai akibat dari kesalahan dan kegagalan yang disebabkan oleh berulang kali melakukan tugas yang sama (Bisnis seperti Biasa/tradisional). Manajemen pengetahuan diperlukan dalam hal ini untuk membantu bisnis/organisasi dalam menentukan proses, jenis pekerjaan, dan metode kerja mana yang berkontribusi terhadap hilangnya kinerja.
• Manajemen pengetahuan sangat penting, terlebih lagi ketika sejumlah besar individu kunci berbagi pengetahuan (pemogokan pengetahuan). Dalam hal ini, KM berfungsi sebagai gudang, menyebarkan semua pengetahuan yang diperlukan untuk memastikan kelancaran operasi bisnis kepada semua karyawan.
• Ketika sebuah bisnis tidak mampu bersaing karena pendekatan pesaing yang lebih inovatif dan radikal, yang mengikis portofolio bisnis, manajemen pengetahuan diharapkan menjadi alat strategis untuk mendorong inovasi dalam organisasi. Inovasi dapat didefinisikan sebagai penciptaan nilai tambah yang sistematis, terarah, dan terstruktur.

Sementara manajemen pengetahuan bukanlah hal baru dalam bisnis, ia telah mengambil dimensi strategis baru sebagai sumber daya untuk daya saing dan kinerja. Ini mengharuskan bisnis mengambil pendekatan global, disengaja, dan beralasan untuk modal pengetahuan mereka. Dengan demikian, mengembangkan strategi global yang mampu mengelola modal pengetahuan perusahaan adalah upaya jangka panjang. Pekerjaan ini harus dilakukan secara bertahap, membangun semua inisiatif manajemen pengetahuan sebelumnya yang dilakukan oleh organisasi (paling sering “sebagai Tuan Jourdain”), memperluas cakupan tindakan mereka dan berkonsentrasi pada isu-isu strategis. Ini juga merupakan upaya budaya, yang secara bertahap harus tertanam dalam kebiasaan kerja, daripada revolusi semua-atau-tidak sama sekali. Singkatnya, ini adalah proyek jangka panjang yang didasarkan pada pendekatan perbaikan terus-menerus. Setelah dua dekade pengembangan, KM telah mencapai tahap operasional. Tujuan perusahaan saat ini adalah untuk merencanakan, menetapkan, dan memelihara program manajemen pengetahuan yang efektif.

SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KMS) DALAM ORGANISASI

• KM digunakan di PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk.

Sejak tanggal 25 Oktober 2007 sampai sekarang, PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk telah menerapkan manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan adalah proses dimana organisasi mengelola pengetahuan untuk meningkatkan kualitas dan nilai pengetahuan itu untuk menghasilkan inovasi berbasis pengetahuan. Saat ini, manajemen pengetahuan sangat penting dalam organisasi karena memastikan bahwa pengetahuan yang ada tidak hilang begitu saja tetapi dapat disalurkan untuk meningkatkan efisiensi organisasi. PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk memperoleh pengetahuan ini melalui pengalaman, ide, inovasi, bagian berbagi, komunitas praktik, tolok ukur, dan prosedur.

Selain internal perusahaan, PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk., mereka juga banyak menyerap inovasi dari sumber luar dan menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik mereka. PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. mendelegasikan pemeriksaan sumber pengetahuan kepada seluruh pegawai yang disupervisi oleh penanggung jawab bagian pengetahuan di masing-masing departemen. Karena setiap orang bertanggung jawab atas pengetahuan mereka sendiri dan memiliki pemikiran dan pengalaman mereka sendiri untuk dibagikan.

Agar pengetahuan menjadi didokumentasikan dan bermakna, PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. menerapkan pembagian peran di mana setiap komponen memastikan bahwa pengetahuan dicatat dan berguna bagi organisasi dan karyawannya. PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. saat ini sedang mengembangkan program baru yang disebut pembelajaran pelajaran untuk membantu dalam penyampaian pengetahuan. Setelah mendokumentasikan pengetahuan, PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. menyebarluaskannya dalam berbagai cara, antara lain melalui portal knowledge management, Wikamagz. Untuk berbagi dan menyebarluaskan ilmu yang dimiliki oleh PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk, telah dibangun sistem pemanfaatan teknologi PT. Teknologi atau sistem Wijaya Karya (Persero) Tbk.

Berikut menu-menu yang ada di portal KM:

• Konsultasikan dengan ahlinya

Sebuah fasilitas yang membantu pengguna pengetahuan mengatasi keraguan atau ketidaktahuan mereka dan kemudian ditanyai oleh panel ahli.

• Buku

Perpustakaan referensi buku menampilkan buku-buku dengan judul atau tema yang berkaitan dengan bisnis pada umumnya dan konstruksi pada khususnya, serta buku-buku yang memberikan wawasan bagi PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. para karyawan.

• Metode konstruksi

Berisi metode kerja yang disetujui rekayasa.

• Acara

Fasilitas referensi agenda acara, baik internal maupun eksternal PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk, yang menambah wawasan dan terkait langsung maupun tidak langsung dengan program knowledge management.

• Pembelajaran elektronik

Fasilitas yang menampung modul e-learning yang berisi petunjuk langkah demi langkah untuk berbagai aplikasi, program, dan/atau sistem

• Pencarian KM

Fasilitas untuk melakukan pencarian kata kunci di KM online untuk file atau dokumen.

• Berita

Perkembangan terakhir di PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk, baik dari segi knowledge management maupun kegiatan terkait.

Dengan adanya portal knowledge management ini, penyebaran pengetahuan menjadi lebih mudah dan dapat diakses oleh seluruh karyawan PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk dari mana saja dan kapan saja. Karena portal knowledge management ini ditujukan untuk memudahkan dan mendukung pekerjaan karyawan. Selain portal knowledge management dan Wikamagz, ada event-event yang membantu menyebarkan dan menambah pengetahuan mereka, seperti WIKA Innovation Award. Karena pengetahuan merupakan mata pelajaran yang dapat menjadi usang, maka dibuatlah program baru untuk mengelola pengetahuan yang akan digunakan secara eksklusif untuk manajemen pengetahuan di PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk.

1. Implementasi Manajemen Pengetahuan (KM) HP

HP memiliki pendekatan unik untuk manajemen pengetahuan yang diterapkan di seluruh perusahaan. Banyak strategi telah dikembangkan untuk memastikan kebutuhan pengetahuan organisasi internal dan eksternal.

Meluasnya penggunaan teknologi web memiliki dampak yang signifikan terhadap pengelolaan pengetahuan pemasaran. Manajemen pengetahuan pemasaran dicapai melalui pengembangan _isistem _imanajemen _ipengetahuan yang memanfaatkan _ihalaman _iweb _i (World _iWide _iWeb). _iHalaman _iweb _imemungkinkan akses global ke _ipengetahuan. Halaman web HP berisi berbagai informasi produk, benchmark, white paper, _idan _ilaboratorium _iHP _iyang telah _idikembangkan _iuntuk _imemfasilitasi _iakses _iinternal _idan _ieksternal _iperusahaan. _iGambar dibawah menggambarkan halaman website HP yang berfungsi sebagai sarana komunikasi dengan pelanggan.

• _iPendekatan _iTransfer Pengetahuan

Sistem _iInformasi _iPerusahaan memelihara _idokumen _iyang _iberisi _iprosedur, personel, _idan data yang dapat diakses melalui _iweb _idan _isistem _icatatan _iLotus.

Selain itu, _isistem _iorganisasi bertujuan _iuntuk _imemetakan _iberbagai _isumber _ipengetahuan _itentang _ipengembangan dan pengelolaan _isistem _iinformasi _idi _iorganisasi yang berafiliasi dengan _iHP. Organisasi telah _ilama menggunakan berbagai metode untuk transfer pengetahuan, termasuk katalog, dokumen, kaset video, database, serangkaian pertemuan, dan diskusi manajemen yang sedang berlangsung.

• Organisasi untuk Proses Produk (PPO)

Organisasi Proses Produk (PPO), yang menyediakan layanan ini untuk HP, merupakan _ifokus _ipenting _idalam menerapkan _imanajemen _ipengetahuan _idalam _iorganisasi _iHP. Divisi ini bertanggung jawab atas pengadaan, rekayasa, riset pasar, manajemen perubahan, dan manajemen krisis. Kompetensi inti PPO harus mencakup manajemen informasi dan pengetahuan, termasuk pembentukan sistem informasi kelompok.

_i                 Kay_i, _idi _isisi _ilain_i, _imembentuk grup _imanajemen _ipengetahuan _idalam _igrup _iSistem _iInformasi _iPPO _ipada _itahun _i1995_i. _iTujuan _iawalnya _iadalah _iuntuk _imengumpulkan _idan _imengatur _ipengetahuan _iproduk _iuntuk _imanajer _idi _iberbagai _idivisi _iHP_i. _iKelompok _iini _idengan _icepat _imengembangkan _iTautan _iPengetahuan_i, _isebuah _iprototipe _ipengetahuan _iberbasis _iweb_i. _iKonten _iutama _isistem _iadalah _ipengetahuan _itentang _iproses _imanufaktur_i; _ipengetahuan _iini _idapat _iberasal _idari _iberbagai _iperspektif _ifungsional_i, _itermasuk _ipemasaran_i, _ipenelitian _idan _ipengembangan_i, _iteknik_i, _idan _imanufaktur_i. _iPengetahuan _iakan _iditransfer _ike _iTautan _iPengetahuan_i. _iMeskipun _ipengetahuan _iini _iberasal _idari _iluar _igrup_i, _ianggota _igrup _idapat _iberkontribusi _idengan _imengidentifikasi_i, _imengedit_i, _idan _imemformatnya_i, _iserta _imembuatnya _imudah _idiakses _idan _idigunakan.

1. Implementasi Knowledge Management (KM) Pertamina

Pertamina adalah perusahaan minyak dan gas yang sepenuhnya dimiliki oleh pemerintah Indonesia (Perusahaan Minyak Nasional). _iDidirikan _ipada _itanggal _i10 _iDesember _i1957 _idengan _inama _iPT _iPermina_i. _iPada _itahun _i1961, _iperusahaan berubah _inama _imenjadi _iPN _iPermina, dan kembali _ipada _itahun _i1968, setelah _imerger _idengan _iPN _iPertamin. Perusahaan ini berganti nama menjadi Pertamina setelah berlakunya Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1971. Istilah ini dipertahankan setelah PERTAMINA secara hukum reorganisasi sebagai _iPT _iPertamina _{i i} (_iPERSERO) _ipada _itanggal _i17 _iSeptember _i2003, sesuai dengan _iUndang-Undang _iRepublik _iIndonesia _iNomor _i22 _iTahun _i2001 _ipada bulan November _i23 Tahun _i2001 _itentang _iMinyak _idan _iGas _iBumi.

Tujuan _iPerusahaan _iadalah _iuntuk menjalankan _iusaha _idi _ibidang _iminyak _idan _igas _ibumi, _ibaik _idi _idalam negeri _imaupun _idi _iluar _inegeri_i, _iserta _ikegiatan _iusaha _ilain _iyang berkaitan _iatau mendukung _iusaha _ibidang _iminyak _idan _igas _ibumi.

_iTujuan anak _iperusahaan _iPerseroan _iadalah sebagai berikut:

• Mengupayakan profitabilitas _idengan _itetap _iberpegang _ipada _iprinsip_i–_iprinsip _ipengelolaan _iPerusahaan _iyang efektif dan efisien.
• Berkontribusi pada perluasan kegiatan ekonomi guna memberi manfaat bagi kesejahteraan dan kemakmuran masyarakat.

Perusahaan melakukan kegiatan usaha berikut untuk mencapai tujuan dan sasaran ini:

1. Menjalankan _iusaha _idi _ibidang industri _iminyak _idan _igas _ibumi, serta produk _iolahan _idan _iturunannya.
2. Menjalankan _iusaha _idi _ibidang _ipanas _ibumi _iyang _iada _ipada _isaat Perseroan didirikan, _itermasuk _iPembangkit _iListrik Tenaga _iPanas _iBumi _i (PLTP) _iyang _itelah _imencapai _itahap _iakhir perundingan _idan telah _imenjadi _imilik _iPerseroan.
3. _iMelaksanakan eksploitasi dan _ipemasaran liquefied _inatural _igas _i (LNG) _idan _iproduk _ikilang _iLNG lainnya
4. Menyelenggarakan _ikegiatan _iusaha tambahan _iyang berkaitan _iatau mendukung _ikegiatan _iyang dijelaskan pada angka _i1, _i2, _idan _i3.

Menurut _iketentuan UU _iMigas yang _ibaru, _iPertamina bukan _ilagi _isatu-satunya _iperusahaan _iyang memonopoli _iindustri _imigas, di mana _ikegiatan _iusaha migas diserahkan kepada mekanisme pasar.

Strategi Implementasi untuk Manajemen Pengetahuan

Kemajuan teknologi saat ini menuntut pelaku usaha untuk mampu bersaing dengan pelaku usaha lainnya, khususnya Pertamina yang saat ini bukan satu-satunya perusahaan pengelola migas. Pasar bertanggung jawab atas manajemen. Hal ini mengharuskan Pertamina menyusun _istrategi. _iSalah _isatu _istrategi _iyang _iharus dijalankan _iPertamina _iadalah _istrategi _iknowledge _imanagement (_iKM).

Manajemen Pengetahuan

_i                 Pertamina _i (Komet) didirikan _ipada _iNovember _i2008 _iuntuk menjaga _iaset _iperusahaan, yang meliputi _ipengetahuan, _iketerampilan, _idan _ipengalaman _ioperasional pemimpin dan karyawan individu (www.pertamina.com). Pertamina menyadari pentingnya pengelolaan aset tak berwujud tersebut agar dapat digunakan untuk mendukung berbagai program terobosan perusahaan. “Memahami manajemen pengetahuan sangat penting bagi semua orang di perusahaan ini.

Yang dimaksud dengan Pertamina Portal adalah aplikasi berbasis web yang memfasilitasi berbagi pengetahuan di antara seluruh pemangku kepentingan _iperusahaan. _iPenerapan _iKM _idimaksudkan _iagar _isetiap karyawan _idapat saling _iberbagi _ipengalaman dan _ipengetahuan _itentang harta _iyang _idimiliki _idan milik rekan kerja. Hal ini karena, sejauh ini, pengetahuan tetap terkait dengan individu. Dan itu harus dibagikan kepada orang lain agar mereka dapat saling memperkaya sebagai pengetahuan eksplisit yang dapat dibagikan dan diajarkan kepada orang lain.

Daftar Pustaka

Andhara, Andre. 2018. Apakah Tacit dan Explicit Knowledge itu? [online]. Link: http://www.andhara.com/index.php/8-blog-artikel/46-apakah-tacit-dan-explicit-knowledge-itu   (Accessed: 17 September 2021).

Fournet, Bill. 2021. 3 Steps to Level up Your Organization’s Knowledge Management in 2021 [online]. Link: https://trainingindustry.com/articles/strategy-alignment-and-planning/3-steps-to-level-up-your-organizations-knowledge-management-in-2021/ (Accessed: 17 September 2021).

Hashaw. 2019. Management Theories & Concepts at the Workplace [online]. Link: https://smallbusiness.chron.com/management-theories-concepts-workplace-17693.html (Accessed: 17 September 2021).

Kumar, Prem. 2008. Knowledge Management Basics for Emerging Economies [online]. Link: https://www.researchgate.net/figure/Nonaka-Takeuchi-KM-model-SOURCE-Nonaka-I-Takeuchi-H-The-knowledge-creating_fig1_256298137 (Accessed: 17 September 2021).

Minonne, C. T. (2010). Strategic Knowledge Measurement – An Integrative Approach: A Structured Guideline For Assessing Knowledge Management Performance. Germany: Südwestdeutscher Verlag für Hochschulschriften.

Mohamed, M., & Stankosky, M. (2009). An empirical assessment of knowledge management criticality for sustainable development. UK: Emerald Group Publishing Limited.

Stankosky, M. (2000). Creating the Discipline of Knowledge Management. UK: Linacre House, Jordan Hill.

Supriyanto (2010). Review Perusahaan yang menerapkan Knowledge Management System : IPB

Tiwana, A. (1999). The Knowledge Management Toolkit First Edition. United States: Prentice Hall.

Tripp, S. D., & Bichelmeyer, B. (1990). Rapid prototyping: an alternative instructional design strategy. Educational Technology Research and Development.

Turner, G., & Minonne, C. (2009). Evaluating Knowledge Management Performance. UK: Academic Published Limited Reading.

Wright, Tim. 2020. 3 Ways Learning and Development Can Affect Change Management [online]. Link: https://trainingindustry.com/articles/strategy-alignment-and-planning/3-ways-learning-and-development-can-affect-change-management/ (Accessed: 17 September 2021).

https://ejournal.stei.ac.id/index.php/JAM/article/view/183